Приказ от 23.01.2012 г № 41О/Д
О внесении изменения в Приказ службы по контролю в области образования Красноярского края от 15.08.2011 N 404о/д «Об утверждении Инструкции по делопроизводству службы по контролю в области образования Красноярского края»
В соответствии с Указом Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг, пунктами 3.4, 4.3 Положения о службе по контролю в области образования Красноярского края, утвержденного Постановлением Правительства Красноярского края от 15.09.2008 N 86-п "Об утверждении Положения о службе по контролю в области образования Красноярского края и установлении предельной численности государственных гражданских служащих и иных работников службы по контролю в области образования Красноярского края", приказываю:
1.Внести в Приказ службы по контролю в области образования Красноярского края от 15.08.2011 N 404о/д "Об утверждении Инструкции по делопроизводству службы по контролю в области образования Красноярского края" следующие изменения:
в Инструкции по делопроизводству службы по контролю в области образования Красноярского края:
в пункте 2.3.7 абзац третий изложить в следующей редакции:
"Документ возвращается секретарем руководителя отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем Службы.
Срок согласования возврата документа в течение 1 рабочего дня со дня поступления документов, если иное не установлено инструкцией по делопроизводству органа исполнительной власти края.";
подраздел 2.4 изложить в следующей редакции:
"2.4.1. Регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и (или) использования в справочных целях.
2.4.2. Распределение регистрируемой служебной корреспонденции осуществляется исходя из:
положений о структурных подразделениях Службы;
авторства;
срочности исполнения.
2.4.3. Документы регистрируются однократно при поступлении секретарю руководителя. Документы, поступившие в нерабочее время, регистрируются в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.
Срочные документы регистрируются с учетом пункта 2.4.2 Инструкции и передаются руководителю незамедлительно.
Корреспонденция с пометкой "Лично", а также не подлежащие регистрации документы передаются адресатам в день их поступления.
2.4.4. Регистрация документов осуществляется путем заполнения электронной регистрационной карточки.
При регистрации входящей документации в электронную регистрационную карточку вносятся следующие основные реквизиты регистрации:
наименование организации (автора или корреспондента);
фамилия, имя, отчество должностного лица, ответственного за рассмотрение документа;
дата документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка о наличии приложений.
Основными реквизитами при регистрации исходящей документации являются:
наименование государственного органа, организации - получателя документа;
фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего исходящий документ;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование документа (краткое содержание);
отметка об исполнителе документа.
В зависимости от характера документа и использования информации состав реквизитов дополняется другими данными.
Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 10 лет.
2.4.5. На первом листе входящего регистрируемого документа в правом нижнем углу проставляется отметка о поступлении документа в Службу.
Отметка о поступлении документа включает в себя:
наименование Службы;
дату поступления документа;
регистрационный номер документа в пределах календарного года.
Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа.
Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 3.
2.4.6. Входящий регистрационный номер документа в Службе включает в себя порядковый номер в пределах календарного года.
Исходящий регистрационный номер включает в себя порядковый номер в пределах календарного года.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.
2.4.7. При регистрации документов проводится поиск по реквизитам (дате регистрации документа, регистрационному номеру документа) или по контексту (по слову или фразе, содержащимся в искомом документе) на наличие:
аналогичных документов (чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа);
зарегистрированных ранее документов по данной теме, в том числе инициативных писем Службы по данному вопросу.
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.
2.4.8. В случае обнаружения зарегистрированных ранее документов по общей теме поступивший документ подлежит регистрации в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции; такие документы считаются связанными между собой.
В электронные регистрационные карточки связанных между собой документов вносится отметка об их регистрационных номерах.
Подбор связанных между собой документов производится:
при нахождении документа в архиве - секретарем руководителя;
при нахождении документа на исполнении - исполнителями.
2.4.9. Документы, переданные при личном приеме и не прошедшие регистрацию, передаются секретарю руководителя для регистрации.";
пункт 2.6 дополнить подпунктом 2.6.5 следующего содержания:
"2.6.5. Регистрация внутренних документов осуществляется в порядке, аналогичном регистрации входящих документов в соответствии с пунктами 2.4.4 - 2.4.6 Инструкции.";
пункт 3.1.4 дополнить абзацем следующего содержания:
"Для учета на бланках писем с изображением герба края типографским способом либо нумератором проставляются учетные порядковые номера. Учетные порядковые номера проставляются на лицевой стороне бланка в верхнем левом углу либо в нижней части оборотной стороны бланка.
Запись о получении бланков писем производится в журналах учета выдачи бланков писем.
Получатели бланков писем должны хранить их в надежно запираемых сейфах (шкафах).
Использование бланков писем отражается в отчете. Примерная форма отчета об использовании бланков писем приведена в приложении N 18.
Уничтожение испорченных бланков осуществляется на основании представляемых отчетов по акту.";
пункт 3.3.1.7 изложить в следующей редакции:
"3.3.1.7. Справочные данные о Службе.
Справочные данные Службы указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения о Службе в соответствии с утвержденной настоящей Инструкцией.";
пункт 3.3.1.12 изложить в следующей редакции:
"3.3.1.12. Текст документа.
В Службе документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля и вида документа.
В случае необходимости составления документа на иностранном языке проект документа составляется в двух экземплярах: один экземпляр на соответствующем иностранном языке, второй - на русском.
Текст документа несет основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение и так далее. В связи с этим он должен быть ясным, по возможности кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей через 1 межстрочный интервал и отделяется от заголовка 2 - 3 интервалами.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст документа может быть поделен на структурные единицы, например, разделы, пункты. Необходимость включения в него тех или иных структурных единиц определяется исходя из вида, объема и содержания документа.
Каждый абзац текста начинается с абзацного отступа, расстояние которого составляет 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В случаях, когда абзацы следуют в тексте после двоеточия, их начало оформляется без тире, других знаков, их отделяют друг от друга с помощью точки с запятой.
При необходимости применения в тексте документа сноски ее располагают в конце страницы. При этом сноску отделяют от текста короткой сплошной тонкой горизонтальной линией с левой стороны текстового поля. Сноску выделяют уменьшенным размером шрифта. В конце сноски ставят точку.
Знак сноски (звездочка или цифра) ставят непосредственно после того слова или числа, к которому дается пояснение, а также перед поясняющим текстом.
На одной странице, как правило, не должно размещаться более трех сносок.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" в начале письма над текстом и "С уважением" в заключительной части, перед подписью. Этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.
Обращение к адресату центрируется относительно левой и правой границ текстового поля.
Заключительная формула вежливости печатается с абзацного отступа, отделяется запятой от последующего указания наименования должности; после запятой наименование должности указывается со строчной буквы.
Анкетная форма представляет собой текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Анкетная форма применяется при изложении цифровой или словесной информации. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При построении анкеты постоянная форма информации выражается именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество; словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы; словосочетаниями с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и так далее. Заполненная анкета является примером структурированного представления текста документа.
Таблица - форма представления информации (текста), содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.
Слово "Таблица" печатают строчными буквами, за исключением первой буквы. При размещении в тексте документа нескольких таблиц над каждой таблицей у правой границы текстового поля указывается слово "Таблица" с порядковым номером (без знака "N"). В пределах одного документа должна быть сквозная нумерация таблиц. Если в тексте документа приводится одна таблица, то ее не нумеруют и слово "Таблица" не указывают.
Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок строк и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы).
Графы таблиц должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах проставляются только номера граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.
Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.
Заголовки и подзаголовки граф и строк таблиц выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Заголовки и подзаголовки граф печатаются центрованным способом.
Заголовок к таблице пишется над таблицей центрованным способом.
В конце заголовка точка не ставится.
Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается.
В боковой графе таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы, точка и другие знаки препинания в конце текста не ставятся.
Единицы измерения в таблицах всегда пишутся в именительном падеже, во множественном числе. Единицы измерения следует писать над таблицей справа в скобках в том случае, когда все данные таблицы приводятся в одних единицах измерения. Если в графах таблицы используются различные единицы измерения, то их следует указывать после заголовка каждой графы в скобках. Если каждая позиция в боковой графе таблицы имеет свои единицы измерения, то их следует вынести в отдельную графу.
Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика.
Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел во всей графе были расположены один под другим.
В одной графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин.";
пункт 3.3.1.17 дополнить абзацами следующего содержания:
"Необходимость согласования документа определенным должностным лицом устанавливается руководителем или исполнителем исходя из содержания документа, вида адресата и (или) предусматривается правовыми актами.
Проставление виз согласования документа (например, приказа Службы) осуществляется в следующей последовательности:
исполнителем (создателем) документа;
руководителем структурного подразделения Службы, ответственным за подготовку документа;
руководителями иных структурных подразделений Службы, чьи полномочия затронуты в документе.";
пункт 3.3 дополнить подпунктами 3.3.1.22, 3.3.1.23, 3.3.1.24 следующего содержания:
"3.3.1.22. Отметка о контроле документа.
Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.
3.3.1.23. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи руководителя структурного подразделения или должностного лица Службы (в зависимости от указания по исполнению документа) и даты.
Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа: ссылкой на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткими сведениями об исполнении.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Рекомендуется проставление отметки о списании в дело в верхней части документа на первом листе, за исключением бланка резолюции.
3.3.1.24. Отметка о конфиденциальности.
Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.";
раздел 4 дополнить пунктом 4.1.20 следующего содержания:
"4.1.20. Образцы оформления приказов Службы приведены в приложении N 19.";
пункт 5.8.1 изложить в следующей редакции:
"5.8.1. Представляемые на подпись руководителю проекты писем должны иметь визы согласования, установленные настоящей Инструкцией.
Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.
Письма, имеющие срочный характер, визируются в день их поступления на визирование.";
пункт 7.1 дополнить подпунктом 7.1.1 следующего содержания:
"7.1.1. Отправка телеграмм может осуществляться на бланках:
{quote}"простая" - во все органы (за исключением в адрес Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти), учреждения, организации, физическим лицам.
Телеграммы, оформленные на бланке "простая", подписываются руководителем Службы, а в случае его отсутствия - лицом, которое временно замещает должность руководителя Службы.";
пункт 8.2 дополнить пунктом 8.2.14 следующего содержания:
"8.2.14. Поручения, данные по письмам федеральных органов государственной власти, требующим ответа, депутатским обращениям и запросам, представлениям, требованиям и протестам прокуратуры, запросам и предписаниям Счетной палаты края, снимаются с контроля автором резолюции.
Поручения, содержащиеся в правовых актах, снимаются с контроля руководителем, на которого возложен контроль за выполнением правового акта в целом (указывается в соответствующем пункте правового акта).
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний совещательных органов, иных совещаний, считаются исполненными после представления информации о выполнении и снимаются с контроля руководителем, председательствовавшим на соответствующем заседании.
Если по представленным проектам правовых актов, другим документам и материалам руководителем даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.";
пункт 9.2.4 изложить в следующей редакции:
"9.2.4. Приказы Службы группируются в дела по их видам, в хронологическом порядке и по номерам с относящимися к ним приложениями.
При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу, приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по отпускам и краткосрочным командировкам.
Протоколы заседаний совещательных органов, образованных правовыми актами, и документы к ним располагаются в хронологическом порядке и по номерам. В зависимости от специфики деятельности совещательного органа протоколы могут группироваться за весь период их работы. Документы к протоколам систематизируются по вопросам, рассматриваемым на заседании.
Отчеты и планы подшиваются в дело того года, к которому они относятся, независимо от даты их получения или составления. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
При наличии служебных документов нескольких организаций, поступивших в разные сроки, и при условии, что вопросы по ним решены одним документом (например, правовым актом), обращения сначала группируются по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.
Обращения граждан и дополнительные материалы по их рассмотрению группируются в дела в хронологическом порядке, по номерам и (или) с учетом места жительства обратившегося гражданина.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту.
Документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются в одно дело. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с взаимными ссылками в электронных регистрационных карточках.
Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
Завершенные в делопроизводстве дела хранятся в Службе, а затем должны быть подготовлены к передаче на постоянное хранение в краевое учреждение.
Подготовка документов к передаче предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей на оформленные дела.";
пункт 9.3 дополнить подпунктами 9.3.7, 9.3.8, 9.3.9 следующего содержания:
"9.3.7. Учет дел ведется в течение календарного года в журнале регистрации дел структурными подразделениями Службы либо в электронной базе системы автоматизированного делопроизводства.
9.3.8. Журнал регистрации дел формируется в начале календарного года на основании номенклатуры дел. Возможно ведение журнала регистрации дел по форме в приложении N 20.
9.3.9. В журнал регистрации дел включается каждый том из состава многотомных дел и сформированные в отдельные тома приложения.
Порядковые номера дел ведутся в журнале регистрации дел в пределах календарного года.";
пункт 9.4.6 изложить в следующей редакции:
"9.4.6. После утверждения руководителем Службы актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа исполнительной власти края проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).";
пункт 10.2 изложить в следующей редакции:
"10.2. Служба в своей деятельности применяет печать с изображением герба края.
Кроме печати с изображением герба края в Службе используются печати для отдельных категорий документов ("Для документов"), штампы с названием Службы, регистрации входящих документов, отметок в путевых листах, заверения копий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания сейфов.";
раздел 10 дополнить пунктом 10.6 следующего содержания:
"10.6. Учет имеющихся в Службе печатей и штампов ведется в журнале учета печатей и штампов (форма приведена в приложении N 21) с проставлением их оттисков (листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и опечатываются).";
дополнить разделом 11 следующего содержания:
"11. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
11.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью и устанавливаются по решению руководителя.
11.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном Инструкцией, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
11.3. На документах, а в случае необходимости и на проектах документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "отметка о конфиденциальности" (далее - отметка), "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Отметка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания.
Кроме отметки "Для служебного пользования" и номера экземпляра документа на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа шрифтом размером 10 пт проставляются:
количество отпечатанных экземпляров;
фамилия, имя, отчество исполнителя;
номер телефона;
фамилия исполнителя, осуществлявшего печатание документа;
дата печатания документа.
11.4. Решение о проставлении на документе отметки "Для служебного пользования" и о снятии с документа пометки "Для служебного пользования" осуществляется руководителем, подписывающим или утверждающим документ.
11.5. Прием, регистрация входящей и исходящей документации, отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются Отделом.
11.6. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в несколько адресатов осуществляется при наличии списка рассылки, оформленного в соответствии с требованиями пунктов 5.1.13 - 5.1.16 Инструкции, с указанием напротив каждого адресата номера направляемого экземпляра.
Дополнительная рассылка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.
11.7. Исполненные документы с отметкой "Для служебного пользования" формируются в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое помещены документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, проставляется отметка "Для служебного пользования".
11.8. Ознакомление с документами и делами, имеющими отметку "Для служебного пользования", находящимися на текущем хранении в Службе, осуществляется с разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ.";{/quote}
дополнить приложениями N 18, 19, 20, 21 следующего содержания: