Приказ от 16.02.2012 г № 08-П
О внесении в Приказ агентства государственного заказа Красноярского края от 11.08.2011 N 19-п «Об утверждении инструкции по делопроизводству»
В соответствии с пунктом 2 Указа Губернатора Красноярского края от 29.06.2011 N 106-уг "Об утверждении типовой инструкции по делопроизводству", Положением об агентстве государственного заказа Красноярского края, утвержденным Постановлением Правительства Красноярского края от 29.08.2008 N 65-п, в целях совершенствования организации и ведения делопроизводства и установления единых правил работы с документами приказываю:
1.Внести в инструкцию по делопроизводству агентства государственного заказа Красноярского края (далее - Инструкция) следующие изменения:
пункт 1.5 изложить в следующей редакции:
"1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения, формирование номенклатуры дел, методическое руководство, контроль за соблюдением требований Инструкции и установленного срока работы с документами в отделах агентства осуществляется ведущим специалистом договорно-правового отдела, в соответствии с должностным регламентом (далее - ответственный специалист).";
в пунктах 2.1.3, 2.2.2 слово "делопроизводителем" заменить словами "ответственным специалистом";
в пункте 2.2.5 слово ", делопроизводителю" заменить словами "ответственному лицу";
абзац третий пункта 2.2.6 изложить в следующей редакции:
"Документ возвращается ответственным специалистом агентства отправителю в течение 3 дней со дня согласования его возврата с руководителем агентства.";
абзац четвертый пункта 2.2.6 исключить;
в абзацах пятом, шестом пункта 2.2.6 слова "в сроки, установленные инструкцией по делопроизводству агентства," исключить;
в абзацах пятом, шестом пункта 2.2.6 слово "делопроизводителя" заменить словами "ответственного специалиста";
в абзаце восьмом пункта 2.2.6 слова "в случаях, установленных инструкцией по делопроизводству агентства" заменить словами "в случае, если установить адресата или его адрес не предоставляется возможным";
в пункте 2.3.2 слова "распределения обязанностей между руководителями; положений о структурных подразделениях агентства; авторства;" заменить словами "распределения обязанностей между руководителем, заместителями руководителя, начальниками отделов агентства;";
в пункте 2.3.3 слово "делопроизводителю" заменить словами "ответственному специалисту";
в абзаце втором пункта 2.3.4 слова "отметка о наличии приложений" исключить;
в абзаце пятом пункта 2.3.4 цифры "10" заменить цифрой "5";
пункт 2.3.5 дополнить предложением "Форма регистрационного штампа приведена в приложении N 3 к настоящей Инструкции.";
пункт 2.3.6 изложить в следующей редакции:
"Входящий регистрационный номер документа включает в себя:
индекс входящей корреспонденции - 2;
через дефис проставляется порядковый номер в пределах календарного года;
через дробь проставляется последняя цифра текущего года.
Исходящий регистрационный номер включает в себя:
индекс исходящей корреспонденции - 1;
через дефис проставляется порядковый номер в пределах календарного года;
через дробь проставляется последняя цифра текущего года.
В электронной регистрационной карточке порядковый номер и дата проставляются в автоматическом режиме.";
абзац третий пункта 2.3.8 исключить;
в пункте 2.3.9 слово "делопроизводителю" заменить словами "ответственному специалисту";
в пункте 2.4.5 слово "делопроизводителя" заменить словами "ответственного лица";
пункт 2.4.9 исключить;
в пункте 2.4.11 слова "делопроизводителем", "делопроизводителю" заменить словами "ответственным лицом", "ответственному лицу";
пункты 2.5.2, 2.5.3 изложить в следующей редакции, дополнить пунктом 2.5.4:
"2.5.2 Проекты документов после подготовки и согласования передаются ответственному специалисту. Документы, подготовленные с нарушением требований к их оформлению и порядку согласования, возвращаются на доработку исполнителю.
2.5.3. Оформленные документы передаются на подпись руководителю агентства.
2.5.4. После подписания документы регистрируются.";
пункт 3.1.2 изложить в следующей редакции:
"3.1.2. При подготовке документов агентства используются бланки документов:
бланк приказа агентства (приложение N 4);
бланк письма агентства (приложение N 5).";
абзацы второй, третий, четвертый, пятый, шестой пункта 3.1.4 исключить;
пункт 3.3.1.2 изложить в следующей редакции:
"3.3.1.2. Наименование агентства.
Наименование агентства - автора документа (полное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному Положением об агентстве.";
пункт 3.3.1.3 исключить;
в абзаце втором пункта 3.3.1.4 слова "Агентство государственного заказа Красноярского края" заменить словами "Руководитель агентства";
абзацы девятый, десятый пункта 3.3.1.4 исключить;
в пункте 3.3.1.7 слова "в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству агентства" заменить словами "об агентстве";
в абзаце третьем пункта 3.3.1.8 слова "наименования структурного подразделения (в именительном падеже), например: ООО "Центр расчетов и инвестиций Красноярск 2020" Отдел финансового контроля" исключить;
абзац второй пункта 3.3.1.9 исключить;
абзацы второй, восемнадцатый пункта 3.3.1.12 исключить;
абзац восьмой пункта 3.3.1.14 исключить;
в абзаце десятом пункта 3.3.1.14 слова "к письму министерства культуры Красноярского края от 01.02.2011 N 3-85" заменить словами "к письму агентства государственного заказа Красноярского края от 01.02.2011 N 1-289/1";
в абзаце одиннадцатом пункта 3.3.1.14 слова "к Приказу агентства труда и занятости населения Красноярского края от 15.12.2010 N 257п" заменить словами "к Приказу агентства государственного заказа Красноярского края от 15.12.2010 N 257-к";
в абзаце двенадцатом пункта 3.3.1.14 слова "Приказом архивного агентства Красноярского края от 17.11.2010 N 125-пр" заменить словами "Приказом агентства государственного заказа Красноярского края от 17.11.2010 N 125-п";
абзацы второй, третий пункта 3.3.1.15 изложить в следующей редакции:
"Согласовано
Руководитель агентства по управлению
государственным имуществом Красноярского края
Подпись И.О. Фамилия
Дата
Согласовано
письмо службы по контролю в сфере
природопользования Красноярского края от
26.08.2010 N 1025";в абзаце втором пункта 3.3.1.16 слова "Министр образования и науки" заменить словами "Руководитель агентства государственного заказа";
абзац второй пункта 3.3.1.17 дополнить словами "Виза проставляется на листе согласования к тексту проекта документа или в нижней части последнего листа проекта документа. Образец листа согласования, прилагаемого к проекту документа, приведен в приложении N 6.";
абзац седьмой пункта 3.3.1.17 исключить;
в абзаце втором пункта 3.3.1.20 слова "с указанием структурного подразделения" исключить;
в абзаце первом пункта 3.3.1.21 слова "или на бланке резолюции (приложение N 8)" исключить;
пункты 3.3.1.23, 3.3.1.24 исключить;
пункт 4.1.3 изложить в следующей редакции:
"Регистрацию приказов агентства обеспечивает ответственный специалист отдела контроля и учета, в соответствии с должностным регламентом. Приказы агентства нормативного характера регистрируются отдельно от приказов индивидуального характера.";
в пункте 4.1.4 слова "фамилия руководителя, подписавшего приказ;", "наименование структурного подразделения органа исполнительной власти края, осуществлявшего подготовку приказа;", "фамилия, имя, отчество исполнителя, непосредственно осуществлявшего подготовку проекта приказа;", "срок исполнения (при наличии в тексте приказа предписаний индивидуального характера);" исключить;
пункт 4.1.4 дополнить абзацем "В конце каждого календарного года журнал распечатывается на бумажном носителе.";
пункт 4.1.6 изложить в следующей редакции:
"Регистрационный номер приказа включает в себя порядковый номер в пределах одного календарного года. К порядковому номеру приказа через дефис добавляется буквенный индекс:
п - приказы нормативного характера (производственные);
л - приказы индивидуального характера (движение по личному составу (назначение, увольнение с должности, назначение надбавок в соответствии с законодательством и т.п.);
к - приказы индивидуального характера (о направлении сотрудников в командировку, о предоставлении отпусков в соответствии с законодательством, о единовременных выплатах в соответствии с Положением).";
в пункте 4.1.7 слова "в электронной регистрационной карточке в автоматическом режиме" заменить словом "вручную";
пункты 4.1.8, 4.1.9, 4.1.20 исключить;
пункт 4.1.22 изложить в следующей редакции:
"Образец оформления приказа нормативного характера приведен в приложении N 7.
Образец оформления приказа индивидуального характера приведен в приложении N 8.";
пункт 5.1.2 дополнить словами "(приложение N 9).";
пункты 5.1.12, 5.1.13, 5.1.14, 5.1.15, 5.1.16 исключить;
в пункте 5.2.2 цифры 11" заменить цифрами "10";
пункт 6.1.1 дополнить абзацем:
"Протокол заседания составляется в случаях, предусмотренных правовыми актами о создании совещательного органа в агентстве, либо решение о необходимости составления протокола заседания принимает руководитель агентства или иное должностное лицо, которое заседание назначает и проводит.";
в пункте 6.1.4 цифры "12" заменить цифрами "11";
абзац второй пункта 6.1.4 исключить;
пункт 6.1.7 изложить в следующей редакции:
"6.1.7. Датой протокола является дата события (заседания, совещания).
Ответственный за подготовку протоколов специалист производит регистрацию протоколов, присваивая им порядковые номера в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов.";
абзац третий пункта 6.1.8 исключить;
в абзаце втором пункта 6.1.11 слова "делопроизводитель или иное" исключить;
в абзаце шестом пункта 6.2.2 слово "делопроизводителем" заменить словом "специалистом";
в абзаце шестом пункта 6.2.2 слова "Номера протоколов могут включать буквенные индексы в зависимости от группы протоколов (оперативные совещания, рабочие совещания, протоколы заседаний совещательных органов и так далее) в соответствии с системой регистрации, установленной в инструкции по делопроизводству агентства." исключить;
пункт 7.1.2 изложить в следующей редакции:
"Телеграммы подписываются руководителем агентства.";
в пункте 7.1.13 цифры "13" заменить цифрами "12";
в пункте 8.1.1 слова "Контролю подлежат все зарегистрированные документы." исключить;
пункт 8.2.4 исключить;
в пункте 8.2.12 цифры "8.2.6 - 8.2.9" заменить цифрами "8.2.5 - 8.2.8";
в пункте 9.5 слово "делопроизводителем" заменить словами "ответственным специалистом";
абзац первый пункта 9.6 исключить;
абзац первый пункта 10.1.2 исключить;
в абзаце первом пункта 10.1.3 цифры "14" заменить цифрами "13";
абзац третий пункта 10.1.3 изложить в следующей редакции:
"В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел.
Индекс дела состоит из номера отдела агентства и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах отдела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами:
01 - приемная;
02 - договорно-правовой отдел;
03 - отдел снабжения краевых бюджетных организаций;
04 - отдел организации закупок топливно-энергетических ресурсов;
05 - отдел организации закупок медикаментов и мед. оборудования;
06 - отдел контроля и учета.
Например: 03-05, где 03 - код отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.";
пункт 10.1.3 дополнить абзацем:
"Если в течение года возникают новые документированные участки работы, то есть не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.";
пункт 10.1.4 дополнить абзацем:
"После утверждения сводной номенклатуры дел отделы агентства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.";
в абзаце втором пункта 10.2.1 слово "делопроизводителем" заменить словами "ответственным специалистом, а также ответственными специалистами в отделах агентства в соответствии с должностным регламентом";
абзац пятый пункта 10.2.2 исключить;
абзац второй пункта 10.2.4 изложить в следующей редакции:
"При этом выделяются приказы:
- приказы нормативного характера;
- приказы индивидуального характера (движение по личному составу);
- приказы индивидуального характера (о направлении сотрудников в командировку, о предоставлении отпусков).";
в десятом абзаце пункта 10.2.4 слова "документ-ответ помещается за документом-запросом" исключить;
раздел 10.2 дополнить пунктом 10.2.5:
"10.2.5. Экспертиза ценности документов.
Экспертиза ценности документов - процедура отбора документов на хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в агентстве создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
Организация работы ЭК осуществляется в соответствии с положением, утвержденным руководителем агентства.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в агентстве, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел (документов). Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
По результатам экспертизы ценности документов составляются раздельно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.";
в абзаце первом пункта 10.3.2.3 цифры "15" заменить цифрами "14";
в абзаце первом пункта 10.3.2.4 цифры "16" заменить цифрами "15";
в абзаце первом пункта 10.3.3 цифры "17" заменить цифрами "16";
пункт 10.3.3 дополнить абзацами:
"На обложке дела также указывается количество листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения.
При несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.";
пункт 10.3.4 дополнить предложением:
"На обложке дела указывается: наименование агентства, наименование отдела, индекс дела, дата дела, срок хранения дела.";
пункты 10.3.5, 10.3.6, 10.3.7, 10.3.8 исключить;
в абзаце третьем пункта 10.3.9 цифры "19" заменить цифрами "17";
в пункте 10.4.1 цифры "20" заменить цифрами "18";
пункт 10.5.2 дополнить абзацем:
"Выдача архивных дел и документов сторонним организациям производится на основании письменного запроса и оформляется актом о выдаче дел во временное пользование.";
пункты 10.5.5, 10.5.6 изложить в следующей редакции:
"10.5.5. Документы из дел могут быть изъяты только в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, органами, наделенными соответствующими полномочиями, на основании их постановлений.
Изъятие подлинного документа (отдельного или в составе дела) оформляется актом или протоколом изъятия в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Акт (протокол) составляется в двух экземплярах и подписывается руководителем агентства и представителем органа, проводящего изъятие. В акте (протоколе) указывается, по чьему требованию и разрешению производится изъятие и какой документ изымается (форма акта приведена в приложении N 19).
На место изъятого подлинного документа помещается его заверенная копия, первый экземпляр акта (протокола) и требование на изъятие документа с распиской представителя органа, проводящего изъятие, о получении подлинного документа.
Должностное лицо агентства на обложке папки (дела) с документами делает надпись об изъятии документа с указанием основания и даты изъятия. Второй экземпляр акта (протокола) вручается представителю органа, проводившего изъятие.
Если изымаются недооформленные тома документов (неподшитые, непронумерованные и т.д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, должностное лицо агентства может дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).
Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств, в соответствии с законодательством Российской Федерации в области архивного дела, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.
10.5.6. В случае выявления фактов пропажи или гибели документов руководитель агентства назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.
В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.
Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем агентства. Копия акта направляется в КГКУ "Государственный архив Красноярского края".";
пункт 11.2 дополнить словами "герба Красноярского края";
пункт 11.3 изложить в следующей редакции:
"Ответственность за законность использования и надежность хранения печатей с изображением герба края возлагается на руководителя агентства.";
пункт 11.4 исключить;
в пункте 11.7 слова "с соответствующей отметкой в журнале учета" исключить;
приложение 3 изложить согласно приложению 1;
приложение 4 изложить согласно приложению 2;
приложение 6 изложить согласно приложению 3;
приложение 7 изложить согласно приложению 4;
приложение 8 изложить согласно приложению 5;
приложение 9 изложить согласно приложению 6;
приложение 10 изложить согласно приложению 7;
приложение 11 изложить согласно приложению 8;
приложение 12 изложить согласно приложению 9;
приложение 13 изложить согласно приложению 10;
приложение 14 изложить согласно приложению 11;
приложение 15 изложить согласно приложению 12;
приложение 16 изложить согласно приложению 13;
приложение 17 изложить согласно приложению 14;
приложение 18 изложить согласно приложению 15;
приложение 19 изложить согласно приложению 16;
приложение 20 исключить.
2.Опубликовать настоящий Приказ в печатном издании "Ведомости высших органов государственной власти Красноярского края".
3.Контроль за исполнением Приказа оставляю за собой.
4.Приказ вступает в силу в день, следующий за днем его официального опубликования.
Руководитель
агентства государственного заказа
Красноярского края
Д.М.КИПНИС