Разъяснение от 01.12.2008 г № Б/Н
Бланки строгой отчетности
Все организации и предприниматели, осуществляя наличные денежные расчеты при продаже товаров (выполнении работ, оказании услуг), обязаны применять ККТ.
При этом расчеты с населением за оказанные услуги могут производиться без применения ККТ, если организация (предприниматель) использует в установленном Правительством РФ порядке бланки строгой отчетности (БСО) (статья 2 Федерального закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт"). Такой порядок определен в "Положении об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники", утвержденной Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359.
По смыслу данного положения выдавать БСО вместо кассового чека при наличных расчетах с населением за оказанные услуги вправе любой субъект предпринимательской деятельности. В этом состоит принципиальное отличие положения от ранее действовавшего нормативного акта (положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171), который позволял не применять ККТ только в тех сферах услуг, в отношении которых необходимые формы были утверждены Минфином РФ.
Из нового положения следует, что если полномочиями по утверждению формы БСО, необходимой налогоплательщику, не наделен ни один из федеральных органов исполнительной власти, то организация или индивидуальный предприниматель вправе разработать и утвердить бланк самостоятельно, с отражением в БСО всех обязательных реквизитов, которые перечислены в п. 3 Положения. К обязательным реквизитам относятся:
- наименование документа, шестизначный номер и серия;
- наименование и организационно-правовая форма - для организации;
- фамилия, имя, отчество - для индивидуального предпринимателя;
- местонахождение постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (при отсутствии такового - иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
- ИНН организации (индивидуального предпринимателя);
- вид услуги;
- стоимость услуги в денежном выражении;
- размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты;
- дата осуществления расчета и составления документа;
- должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя).
При этом в подпункте "к" пункта 3 положения предусмотрено, что документ может содержать помимо обязательных реквизитов и иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги.
Утверждать самостоятельно разработанный бланк в Минфине либо ином федеральном органе исполнительной власти не требуется. Прежде чем самостоятельно разрабатывать форму БСО, организации или индивидуальному предпринимателю необходимо убедиться, что оказываемые услуги принадлежат к услугам, которые предоставляются населению в соответствии с Общероссийским классификатором услуг населению ОК 002-93 (утвержден Постановлением Госстандарта России от 28.06.1993 N 163).
Бланк документа можно изготовить типографским способом или формировать с использованием автоматизированных систем (в электронном виде).
Бланк, изготовленный типографским способом, должен содержать сведения об изготовителе (сокращенное наименование, идентификационный номер организации, место нахождения, номер заказа и год его выполнения, тираж). Следует еще отметить, что согласно пункту 8 положения о наличных денежных расчетах при заполнении БСО должно обеспечиваться одно временное оформление не менее одной копии, либо бланк документа должен иметь отрывные части, при этом исправления не допускаются. Если бланк был испорчен или неправильно заполнен, то он перечеркивается и прилагается к книге учета БСО за тот день, в котором он заполнялся.
Автоматизированная система должна иметь защиту от несанкционированного доступа, идентифицировать, фиксировать и сохранять все операции с бланком документа не менее пяти лет. При заполнении бланка автоматизированной системой сохраняются уникальный номер и серия этого документа. Поскольку в положении речь идет не о печатающем устройстве, а о системе, обеспечивающей защиту, фиксацию, хранение сведений о бланке документа, что соответствует требованиям, предъявляемым к контрольно-кассовой технике в этой части, простой компьютер для формирования бланков строгой отчетности использован быть не может. Организации и индивидуальные предприниматели обязаны представлять информацию из автоматизированных систем о выпущенных бланках в налоговую инспекцию по требованию.
В некоторых случаях необходимо использовать формы БСО, утвержденные федеральными органами исполнительной власти.
Во-первых, это формы БСО, утвержденные в соответствии с Постановлением N 171 до вступления в силу нового положения. Минфин перечислил их в своем информационном письме от 22.08.2008: "Квитанция на получение страховой премии (взноса)", утверждена Приказом Минфина России от 20.06.2006 N 80н; "Квитанция на оплату услуг газификации и газоснабжения" утверждена Приказом Минфина России от 09.02.2007 N 14н; "Туристская путевка", утверждена Приказом Минфина России от 09.07.2007 N 60н; "Залоговый билет" и "Сохранная квитанция", утверждена Приказом Минфина России от 14.01.2008 N 3н; "Квитанция на оплату ветеринарных услуг", утверждена Приказом Минфина России от 09.04.2008 N 39н.
Таким образом, если организация или предприниматель оказывают услуги населению в соответствующих сферах, они обязаны использовать только названные формы БСО и никакие другие.
Во-вторых, пункт 5 положения предусматривает, что законодательство РФ может наделить определенные федеральные органы исполнительной власти полномочиями по утверждению форм бланков документов, используемых при оказании услуг населению.
Так, на основании статьи 105 Воздушного кодекса РФ формы документов, используемых при оказании услуг по воздушной перевозке пассажиров, багажа, груза, почты, устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области транспорта.
Статьей 82 Устава железнодорожного транспорта РФ также предусмотрено, что формы перевозочных документов на перевозки пассажиров, багажа, грузобагажа устанавливаются федеральным органом исполнительной власти в области железнодорожного транспорта по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области финансов. Приказом Минтранса РФ от 05.08.2008 N 120 утверждены 20 форм перевозочных документов, в частности, проездной документ АСУ "Экспресс" (трехслойный слип), пригородный билет для группового и одиночного проезда в пригородных поездах формы ЛУ-97пг, абонементный билет формы ЛУ-97па, абонементный билет для оформления проезда льготных категорий граждан формы ЛУ-4аб, багажная квитанция формы ЛУ-12бр.
В настоящее время Министерством транспорта Российской Федерации разработан и согласован с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти проект правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом (далее - проект правил). В проекте правил определен перечень обязательных реквизитов билета, багажной квитанции, квитанции на провоз ручной клади, применяемых при перевозке пассажиров и багажа. Следовательно, формы БСО для услуг в сфере перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденные до вступления в силу Постановления, в соответствии с абзацем 3 пункта 2 Постановления могут применяться до утверждения новых форм (письмо Минфина РФ от 26.08.2008 N 03-01-15/10-315).
Пунктом 6 положения установлено, что при необходимости исключения из формы бланка документа реквизитов, предусмотренных подпунктами "ж" - "и" пункта 3 положения, формы БСО при оказании услуг учреждениями культуры (учреждения кино и кинопроката, театрально-зрелищные предприятия, концертные организации, коллективы филармоний, цирковые предприятия и зоопарки, музеи, парки (сады) культуры и отдыха), включая услуги выставочного характера и художественного оформления, и услуг физической культуры и спорта утверждаются соответствующими федеральными органами исполнительной власти. Следовательно, в названных случаях применение БСО, утвержденных властным органом, будет обязательным.
Со вступлением в силу положения порядок хранения и учета бланков не изменился. Для получения, хранения, учета и выдачи бланков строгой отчетности, а также для приема у населения наличных денежных средств согласно оформленным документам руководитель организации назначает работника. С ним заключается договор о полной материальной ответственности.
Бланки документов, поступившие в организацию, принимаются материально ответственным лицом в присутствии специально назначенной комиссии. Комиссия проверяет соответствие фактического количества, серий и номеров бланков данным, указанным в сопроводительных документах (накладных, квитанциях). Составляется акт приемки. Его форма в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации не предусмотрена.
Организация вправе разработать ее самостоятельно и утвердить в качестве приложения к приказу об учетной политике (пункт 3 статьи 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ). Акт должен содержать обязательные реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов и перечисленные в статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
Бланки строгой отчетности учитываются в отдельной книге, в которой отражаются их наименования, серии и номера. Листы книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, подписаны руководителем и главным бухгалтером (бухгалтером), скреплены печатью. Для коммерческих организаций форма данной книги не установлена, поэтому организация разрабатывает ее самостоятельно с учетом требований бухгалтерского законодательства к первичным документам. За образец можно принять книгу учета бланков строгой отчетности для бюджетных организаций (форма N 0504045, утвержденная Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н).
Работнику, ответственному за бланки, надлежит создать условия, обеспечивающие их сохранность. Так, документы нужно хранить в металлических шкафах или сейфах. Если бланки приобретаются в больших количествах, для их хранения отводят специально оборудованные помещения. В конце рабочего дня место хранения опечатывается и опломбируется.
Заполненные бланки строгой отчетности являются первичными учетными документами. В них, как и в кассовых документах, исправления, поправки и подчистки недопустимы. В случае ошибки испорченный документ не уничтожается, а перечеркивается и прилагается к книге учета бланков за тот день, когда они были заполнены. В п. 8 Положения сказано, что необходимо оформлять не менее одной копии документа или документ должен иметь отрывные части.
Копии использованных бланков упаковываются в мешки и опечатываются. В таком виде они хранятся не менее пяти лет. По окончании данного срока проводится инвентаризация, а через месяц после ее проведения руководитель организации (индивидуальный предприниматель) создает комиссию по уничтожению бланков. Оформляется акт о списании бланков строгой отчетности. Его форму организация разрабатывает самостоятельно. Аналогичный порядок действует и в отношении некомплектных и испорченных бланков. Основанием для их уничтожения служит акт о списании, составленный комиссией (пункт 19 положения).
Инвентаризацию бланков строгой отчетности проводят одновременно с инвентаризацией наличных денежных средств, находящихся в кассе. Порядок инвентаризации денежных средств, денежных документов и бланков документов строгой отчетности закреплен в методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49. Согласно методическим указаниям проверка фактического наличия бланков строгой отчетности проводится по их видам с учетом начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам. При осуществлении контроля за надлежащим использованием бланков проверяется сохранность копий и корешков бланков, отсутствие подчисток, исправлений, правильность оформления (наличие печати и подписей). Особое внимание следует обращать на соответствие сумм, указанных в копиях и корешках, суммам, отраженным в книге учета. Результаты инвентаризации приводятся в унифицированной форме ИНВ-16 (утверждено Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88).
Управление ФНС России
по Красноярскому краю